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ArgoERP系統導入方法論-探討導入時程控管的變數

文 - ERP達人

關於ArgoERP導入的方法,僅以下圖簡述導入的步驟及其工作項目,以探討導入時程管控的變數。



導入工作概分為上述5階段10步驟, 以及底下各階段的各細項工作:
1.  導入規劃階段,工作項目包含:
(a) 成立專案小組 (b) 定義系統範圍 (c) 規劃企業資訊基礎 (d) 規劃應用技術
2.  作業分析 & 對策階段,工作項目包含:
(a) 雛型介紹/教育訓練(關鍵使用者) (b) 流程對應 (c) 調研會議記錄 (d) 差異分析報告 (e) 客製報價單
3. 系統建置階段,工作項目包含:
(a) 客製程式 (b) 單元測試 (c) 整合測試 (d) 標準作業程序書修訂 (e) 文件撰寫
4. 上線準備階段,工作項目包含:
(a) 基本資料準備及建檔 (b) 期初資料準備及建檔 (c) 教育訓練(一般使用者) (d) 測驗
5. 正式上線與維護,工作項目包含:
(a) 平行上線 (b) 月結關帳 (c) 正式上線 (d) 保固維修

顧問導入的工作人天,是每個業主所關心的,在這當中有哪些是可以自己做、哪些一定要委由顧問來執行的呢?我以底下各導入目標類型的客戶來舉例:
1. 完全標準版導入:這類型公司可以僅安排 ERP 教育訓練就可以,如下類型公司:
1.1 新公司,尚無資訊系統,沒有歷史包袱。
1.2 公司歷史包袱不深,願意以 ERP 的最佳典範 (Best Practices) 者。

2. 標準版+部分客製導入:這類型公司有資訊化經驗,唯使用的系統老舊,新 ERP 系統功能遠勝於舊系統者,如下類型公司:
2.1 10-20年公司,使用原始的資訊系統(如 DOS+DBASEIII)或單一系統模組者。
2.2 公司歷史包袱不深,願意以 ERP 的最佳典範 (Best Practices),但需要修改部分 ERP 關鍵的作業流程者。

3. 標準版+大量客製導入:這類型公司有豐富的資訊化經驗,舊資訊系統屬於量身訂做或大量客製者,如下類型公司:
3.1 10-40年公司,過去使用專屬或量身訂做的資訊系統。
3.2 公司歷史包袱很深,從上到下不願意(或不能)更改公司 SOP 以配合 ERP 最佳典範 (Best Practices) 者。
3.3 行業特殊性者,如醫療服務體系的廠商,如中衛體系供應商…等,以現有 ERP 架構符合其需要,但是在多項細部功能上(如取價方式、對帳方式…)尚有不足者。

4. 專案開發:這類型公司通常為特殊的行業或有特殊的管理模式者,如下類型公司:
4.1 保險業、殯葬業、汽修廠、資訊服務業、工程顧問業、網路購物業、物流業…

在最前面我們提到的整個導入的步驟,我以下表來分析各步驟對於時程管控的變數:

步驟 合適當擔 合適當擔理由 時程變數 變數原因
1. 開工會議 皆可      
2. 安裝設定 乙方 專業、常做、責任釐清  
3. 調研、雛型介紹 乙方 專業、常做
 
4. 差異化分析報告 皆可    
5.1 流程改造 甲方 甲方的流程甲方最瞭解 要時間,對導入影響不大
5.2 客製對策 乙方 專業、常做 需求不確定,常變
5.3 程式客製 乙方 專業、常做 改的多, Bug 機會就多
6. 標準作業流程 甲方 甲方的流程甲方最瞭解 要時間,對導入影響不大
3. 教育訓練 乙方 專業、常做  
7.1 基本資料準備 甲方 甲方的資料甲方準備 沒有料號, BOM 資料零散
7.2 基本資料建檔 皆可 量大時乙方可協助轉檔  
8.1 期初資料準備 甲方 甲方的資料甲方準備 帳目不清
8.2 期初資料建檔 皆可 量大時乙方可協助轉檔  
9. 平行上線 甲方 乙方 Stand by  
10.1 月結關帳 甲方 乙方 Stand by  
10.2 正式上線 甲方      


由上表列,我們可以清楚的知道,ERP 導入上線最大的時程變數在「客製」範圍的大小,唯有「客製」這個項目無法照表操課,其他的項目僅僅是人力與執行力的問題。

當我們決定要導入 ERP 系統的時候,我們就要清楚的知道,我們是採取哪一個導入目標的類型:

 1. 完全標準版導入
 2. 標準版+部分客製導入
 3. 標準版+大量客製導入
 4. 專案開發

不同的導入目標類型,所需要的時程、人力、預算都各不相同,專案本身所承擔的風險更是大不相同,所要達成的資訊目標也不一樣。

在資源有限的前提下,儘量避免客製,或採取分階段並延後客製,都是確保快速取得導入成果的方式。尤其避免想像的客製,也就是要客製的邏輯未經合理化的驗證,或是沒有經過人工與紙本的實作驗證,這一類的客製後患無窮。

不論採取哪一個導入目標的類型,都應該目標明確(明確訂出目標),不應該在其他操作介面、字體大小、少一個動作或一個動作上著墨,以免模糊焦點,這些是系統上線後下一階段的優化工作。