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產品特寫

企業管理軟體選型ABCD (上)

文 - 劉聯峰

隨著經濟全球化的發展,企業應用管理手段的多樣化,傳統原始的 IT 辦公管理工具已經不能滿足企業管理的需要,很多企業已經意識到需要更完善強大的資訊化工具來説明企業更安全快速的發展。目前企業管理應用軟體多種多樣,功能清單似乎差不多,系統安全穩定性良莠不齊。企業花多少錢、選擇哪家供應商、投入多少人力,這些問題都成為企業在資訊化的一開始就遇到的難題。公司高層聽說別家公司買的軟體用的效果還不錯,買來後卻無法執行管理軟體對應的作業流程,造成了事倍功半的結果。所以,企業管理軟體選擇的是否恰當,會影響到企業的投資報酬率,管理軟體的選擇在企業管理資訊化中則是非常重要的步驟。

那麼企業應該如何進行管理軟體的選擇?本文認為企業管理軟體作業應該分為 ABCD 四步走。

A、企管軟體選擇立項。
企業管理軟體的購買,並不是一般簡單的採購行為,應該作為一個項目來進行。在專案立項之初,就應該做好總體規劃,專案範圍、專案執行時間與專案投入成本。項目範圍,即需求範圍,應該分為主需求和次需求。主要需求為管理軟體的主要使用單位和公司管理高層人員確定,為主要管理業務服務。次需求為使用單位和相關單位的相關延伸需求。只有將需求範圍確定,才可以購買合適的軟體。在提出需求時,企業的需求可能涉及到軟體本身購買、軟體硬體購買及企業流程管理的諮詢。這些問題可能分別對應不同的供應商,但是對於企業來說只可以作為一個項目來立項。因為各個需求之間可能涉及到各供應商的權責問題,也沒有規範可以界定,什麼問題歸哪個供應商來處理。這樣往往會導致系統專案一旦出現問題,各供應商互相扯皮,專案失敗的狀況。最省力的辦法就是承包給一家技術實力強、資質深、口碑好的供應商做中長期採購協議,再分包給其他供應商。

就拿資通電腦的一個潛在客戶甲公司來說,資通業務人員得知甲公司有保稅物料管理需求,便請資通顧問一同前往甲公司拜訪其關務經理,業務人員向甲公司關務經理報告了資通的保稅管理 GIB 產品,顧問也對其需求做了瞭解,就這樣報告、需求訪談、解決方案做了很多動作。到最後甲公司成立了專案小組,定下來的需求卻是公司內部的物料追蹤系統,偏重公司料件的移動軌跡,而不是單純的關務保稅管理系統。這就是需求不明確,沒有專門的專案小組,和全面的需求規劃人員,造成雙方時間和精力的浪費。

限於篇幅因素,本期就先介紹「企業軟體作業步驟A-選擇立項」。下一期的文章中,我們將與您分享 BCD 的企業軟體作業步驟,以及相關實務經驗,敬請期待!