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Dr.ERP

ERP資訊流程如何與企業作業流程整合?

文 - Dr. ERP

經過長期的企業資訊化的過程,現代企業大多了解導入 ERP 資訊系統並不只是單純要將現有的人工作業改成以電腦系統執行,如此並不能完全展現 ERP 的優點;企業導入 ERP 系統並不只是將現有人工作業流程自動化而已,而是要在符合企業內控內稽要求的前提下達到最大的自動化的要求。所以,一套完善 ERP 系統的資訊是必須前後一致連貫勾稽的,而且,資訊作業稽核點可以根據企業流程彈性設定,以符合企業作業的流程。

ERP 的企業稽核點設定之後,當該稽核事件觸發時,當然就需要作業者根據企業的審核流程發出審核需求,並將結果輸入 ERP 系統中,已據為作業的結果;例如以一個銷售實務為例:業務人員接到客戶下單後,首先需查核該客戶的信用額度餘額是否可以繼續接單、檢核該客戶的產品銷售單價等級、將銷售的總金額根據核決權限通知相關主管審核等等;傳統的做法可能是先在資訊系統輸入訂購資料並將訂單列印出來,並查詢會計人員並註記該客戶目前的信用餘額,核對客戶產品銷售價格表比對單價授權,並根據總金額將訂單及相關合約文件送出給相關主管簽核,最後再由作業人員根據簽核結果輸入資訊系統以便進行後續出貨作業。傳統的 ERP 系統就是將前述的審核流程以人工作業方式傳遞簽核,最後再將結果訂單輸入系統而已。

但是,當企業有跨區域的需求,且要求企業流程需可以快速反應,同時可以接受、相信且熟練操作電子化的資訊簽核方式後,自然就產生了線上簽核工作流程(Work Flow)的需求。市場發展之初,ERP 與 WorkFlow 產品是各自發展的,WorkFlow 系統多標榜可以有彈性的 routing engine 設定簽核流程,可以自訂表單等,所以應用作業的模式是將 ERP 需要簽核的表單如採購、銷售訂單、請假加班等放入 WorkFlow 系統送出簽核,再將簽核結果輸入 ERP 系統(自動轉入或人工設定)。但是,因為兩個異質系統的架構不同,或是產品發展之初並未預留資料交換接口,就會導致資料同步困難或不一致。例如以人力資源的請假簽核為例:各自都要維護相關人員及部門的主檔,維護耗時且資料不即時同步,簽核結果資料轉入 ERP 系統時才發現資料錯誤。員工申請特休假,先在 WorkFlow 表單申請並送出簽核,等到所有主管都簽核同意之後轉入才發現該員工可能年度休假都已超過,造成後續作業的困擾。

所以,進階的 WorkFlow 流程需可與 ERP 之作業流程緊密整合,保證資料的一致性與即時性,流程的觸發與核准生效都可以與企業流程緊密勾稽,不需再由人工的介入作業。在此需求的前提下,對產品的功能要求是:
1. ERP 系統需有完整及彈性的流程稽核點管制架構。
2. WorkFlow 系統需能與 ERP 系統緊密整合,甚至成為內建的功能模組。

目前 ERP 產品在 WorkFlow 方面的對應解決方案發展有二:
1. ERP 系統內建 WorkFlow engine,將相關表單流程嵌入系統內,做無縫的接軌;優點是架構單純,無需額外投資;缺點是異質系統需外掛客製。
2. 如果大型企業,其流程需跨越 ERP 等異質系統範疇,新的解決方案是應用XML、SOA、BPEL等技術,整合在 BPM 的整體架構之下;優點是彈性大可以整合企業所有異質系統的流程;缺點是投資大,且所有應用系統需能提供符合 SOA 規格的服務元件,且須建置 SOA 架構平台等。

兩種技術架構並無優劣之分,端視企業作業流規模及投資成本效益分析結果而定;資通電腦自行研發的 ArgoERP 系統為提供各類客戶完整的解決方案,或是配合客戶階段性企業成長的需求,提供上述兩種作業流程的功能;客戶可已應用內建的作業流程系統,快速建構企業簽核流程的電子化;也可以建構企業 SOA 平台,導入 BPM 系統,將企業所有異質應用系統完全整合。