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產品特寫

迎接電子化手冊的到來 ( 下 )


文 - 徐斌

在《 迎接電子化手冊的到來 ( 上 ) 》一文中,談到了電子化手冊與目前的紙質手冊,最大的不同之處,在於引入了備案資料庫的概念。那麼,企業在轉換到電子化手冊時,在建立備案資料庫時,應考慮哪些重點要素呢?

資通顧問在輔導多個客戶導入資通 GIB 產品,從紙質手冊過渡到電子化手冊的過程中,累積了多個關區、多個行業的經驗,我們認為,需要考慮以下的重點內容:

  • 需考慮紙本手冊的餘料結轉問題,相應的料件 HS 編碼 ( 註一 ) 及名稱保持一致。
  • 需考慮與轉廠供應商之商品編碼、商品名稱、計量單位的一致性。
  • 注意商品編碼、商品名稱、計量單位的全域考慮,因備案資料庫為一次性審批,除商品編碼升級外,其它資料的變更不允許直接修改或刪除,只能新增。
  • 企業內部歸併物料時,同一料號不能對應兩個或以上不同 HS 編碼及商品名稱,避免一對多問題。
  • 一家企業只備案一份備案資料庫;一份備案資料庫可以對應多本手冊。
  • 企業內部編號不可有漢字,且不可以與通關手冊的企業內部編號一致。
  • 經營單位和生產單位不一致的,其備案資料庫發生變更後,須再進行企業間和企業內的備案資料庫授權,才可進行通關手冊變更。


電子化手冊給企業帶來備案和通關便利的同時,也給企業保稅作業流程和管理帶來了新的衝擊,傳統的紙質手冊靠人工管理的方式,不再適用於電子化手冊的管理。隨著海關電子化手冊聯網監管的進一步推行,海關稽查的力度也進一步加大,企業必須按照海關稽查條例、有關會計法規的要求,建立健全和保管下列帳冊、憑證和報表:

  1. 進出存帳。包括原材料、產成品帳、邊角廢料帳、生產設備帳、委託加工和受託加工帳、入倉單、送貨單、領料單、退貨單。
  2. 銀行存款帳和現金日記帳。
  3. 與加工過程有關的資料,包括訂單、生產令 ( 製造令 ) 。
  4. 反映資金往來情況的其他有關帳冊。
  5. 加工貿易企業進出口業務報表。


海關帳冊要求:內外銷分開、產成品、原材料、半成品、生產成本內外銷分開、倉庫帳冊內外銷分開。

由於目前主要 ERP 廠商並沒有針對大陸海關和保稅制度開發保稅作業管理模組,使得企業在面臨海關稽查的時候無法及時提供上述報表,造成核銷困難,核銷差異較大,企業會為此支付補稅的成本,同時造成違規,重者走私。

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資通電腦保稅與海關聯網監管系統 GIB 是在大陸本地研發的一套適合大陸保稅法規的企業保稅作業管理系統,系統全面支援紙質手冊、電子化手冊、電子帳冊,系統設計採用多公司、多組織、集團管理架構,B/S應用體系,透過與企業 ERP 系統和海關聯網監管系統的無縫連接,使得企業的進出口申報資料與實際訂單、發票、工單、出入庫記錄關聯,從而建立起一套完整的管理追溯基礎。既滿足了企業內部保稅作業流程和資料管理的需求,也能幫助企業隨時應對海關稽查。系統的預警功能可以幫助企業隨時預防和更正保稅作業中的差錯,彈性欄位元和靈活報表也給使用者帶來使用上的方便。目前,這套系統已成功運用在大陸華南、華東多個關區的多家大、中型製造業。

( 註一 ) HS 編碼是 Harmonized System Code 的縮寫,是國際海關公認的進出口產品分類標準。HS code 在台灣就是我們的 CCC code,就是一般所謂的稅則編號。