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技術交流

BPM 與人資系統 ( HR ) 流程整合

文 - 鄭銘輝

採用人資系統內建流程或導入 BPM ?

差勤自動化的流程 ( 加班、請假、忘刷… ) ,是人力資源管理系統中與所有同仁習習相關的功能,因此在人力資源管理系統中越來越重要。

現行市場上的人力資源管理系統,都有內建簽核流程的功能,可以滿足部份使用者的需求,但是若企業具有下列需求者,可能就需要考慮利用 BPM 來建構一套差勤自動化的流程:

  1. 複雜的審核規則:一般而言人資系統 ( HR ) 系統所提供的審核規則,都屬於比較制式的幾個主管層級的審核,但對於一些企業,各部門或子公司審核 規則可能不一致,例如:請假需知會人事部門,但有些公司要求先知會人事部門再給主管審核,有些公司要求先給主管再會人事,通常人資系統 ( HR ) 無法提供太多複雜的設定。
  2. 簽核的基本規則無法滿足:一般而言人資系統 ( HR ) 所提供的是一個差勤基本審核功能,但對比較特殊的需求則無法滿足,例如是否可依流程設定代理人、流程中重複的參與者是否可自動跳過、簽核期限設定與稽催…等功能。
  3. 高授權費用的系統:某些人資系統 ( HR ) 是屬於 Client-Server 或不適合讓一般使用者執行的操作介面,特別在一些使用者授權費用很貴的國外產品,則需要將申請與審核介面以 Web 化的 BPM 平台開發,提高操作的便利性及降低所需的授權數。
  4. 統一的簽核平台:人資系統 ( HR ) 有差勤的流程, ERP 有請採購申請流程, PLM 有 ECR / ECN 的流程,每個系統都有自己的簽核流程時,使用者需要分別進入各系統作簽核,但各系統的基本規則可能不一致,容易造成使用者的困擾。


企業流程管理系統 ( BPM ) ,是一個企業中各種流程管理的平台,因此對流程的規則或系統間的整合需具有一定程度的彈性。因此對於有上述需求的企業,則可考慮以 BPM 建構差勤自動化的流程,並且整合企業內的簽核平台,各系統皆逐步導入以 BPM 為主的企業流程整合。

差勤流程整合模式

差勤流程整合依整合的程度,通常可分為三種整合模式:
1.電子表單整合
2.資料庫整合
3.業務邏輯的流程整合

上述三種整合模式,是由最基本的資料表整合一直到企業邏輯的整合,整合的程度不同,所能得到的效益也會不同。

電子表單整合

電子表單整合是屬於最簡單、導入速度最快,但相對效果較差的整合方式。以電子表單的方式,主要是申請者在空白的申請單所有資料皆自行填寫,審核完成後再將資料寫入中介檔案,此種作業主要的缺點是申請時無法檢核或帶出歷史資料,例如假單填寫時無法顯示請假記錄與剩餘假期,審核完成後才寫入人資系統 ( HR ) ,若申請資料有誤或剩餘假期超過則需作例外處理。此種作業便利性不高,效益有限,因此這整合方式已較少使用。

資料庫整合

對於某些人資系統 ( HR ) 系統本身並未提供系統整合介面,與外部系統整合則只能透過資料庫的方式整合。例如請假流程中要計算剩餘的假期,需由 HR 系統中取得請假的歷史並讀取各種假別的參數,在 BPM 中自行計算剩餘假期。雖然採用資料庫整合的方式,對於前端使用者介面,可以顯示完整的資訊,但缺點是只能由人資系統 ( HR ) 取得相關資料,至於差勤系統的業務邏輯則需在 BPM 端另外在重新撰寫,可能會發生 BPM 與人資系統 ( HR ) 邏輯不一致情形,所需的開發時間亦比較長。

典型的資料庫整合案例常見的為人事行政局提供給各公務機關公教人員人事管理系統 ( Pemis2K ) ,並未提供流程整合介面,因此只能透過資料庫存取的方式整合。

業務邏輯的流程整合

BPM 與人資系統 ( HR ) 最好的整合方式是透過介面程式整合,請假時可透過 API 取得請假的歷史記錄,請假期間輸入後,呼叫人資系統 ( HR ) 介面程式,作相關資料檢核,如扣除假日後的請假天數與剩餘假期。其優點為差勤系統的業務邏輯由人資系統 ( HR ) 系統負責,BPM 端無需重複撰寫,因此不會有不一致的情形。人資系統 ( HR ) 端負責差勤與人事資料的存取及業務邏輯檢核,並提供介面程式,供 BPM 端呼叫。

BPM 端負責審核的流程,包括不同請假天數,核決層級的控制,不同假別審核流程不同,皆由 BPM 負責,兩個系統平台以分工合作的方式,發揮各產品的強項,是一個比較好的整合模式。資通電腦的 HCP 人力資源規劃系統,提供完整的流程整合介面,可與各種 BPM 系統平台整合。

選擇適合的人資系統與 BPM 產品

以上述三種整合模式來看,除了需要挑選一套適合企業各種流程運用的平台外,對於未來有可能導入單一簽核平台的企業,在導入人力資源管理系統時,除了考慮系統基本功能外,還要考慮是否有提供外部流程平台整合的介面。

資通所代理的流程管理平台 AgilePoint ,採用中介資料驅動 ( Meta-Data Driven ) 、事件驅動 ( Event-Driven ) 、模型驅動 ( Model-Driven ) 的架構,具有極高的流程整合彈性。資通本身自行開發的人力資源管理系統 ( HCP ) ,除了本身具有各項完整的功能外,亦提供完整的流程整合介面,可讓差勤流程整合於單一企業流程管理平台。

AgilePoint 與資通人力資源管理系統 ( HCP ) 兩項產品在各別的領域都具完善的功能,且提供了良好的整合介面,因此兩個產品的整合可達到1加1大於 2的效果。