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產品特寫

AgilePoint 與 HCP 系統整合

文 - Danny

AgilePoint 是一個功能完整且具有強大整合彈性的 BPM 平台,可用來建置各種業務整合流程。資通電腦的人力資源管理系統本身具有完整的人力資源管理功能,且有一定程度的差勤自動化流程;但在企業建置一致性的流程管理平台需求時,資通的人力資源管理系統也提供各種中介程式(API)供外部流程平台來呼叫。 AgilePoint 與 HCP 兩個系統透過業務邏輯層的中介程式整合,可達到系統分工之整合目的。

AgilePoint 與 HCP 角色分工
AgilePoint 與 HCP 採用業務邏輯的流程整合模式,即是採用角色分工的模式,在整合上扮演不同的角色。

AgilePoint 負責以 Web 化的介面填寫各項申請單,並可即時由 HCP 取得各項輔助資訊,包括各項差勤申請時,輔助資料來源 ( 可休假天數資料、已休假記錄、班表等 ) 並由 HCP 進行差勤業務邏輯檢核。
AgilePoint 端依設定的流程規則,進行各表單傳簽。

整合項目
結合員工刷卡管理功能, HCP 由卡鐘取得員工刷卡紀錄,並結合差勤申請資訊,讓申請資料與出缺勤記錄相互勾稽。其主要功能如下:

  1. 各項請假與銷假作業
    包括各種假別請銷假 ( 出差、公假、產假、婚或喪假… ),生產線的直接員工可由部門助理或秘書協助進行批次請假與銷假作業。
  2. 加班申請作業
    配合刷卡記錄,進行加班申請作業,生產線的直接員工可由部門助理或秘書協助進行批次加班申請。
  3. 忘刷申請作業
    配合刷卡記錄,對於未刷卡且未請假的同仁,可進行忘刷記錄申請作業,以避免列為曠職。


各項功能簡介

使用者身份認證

AgilePoint 流程管理平台提供各種身份認證機制,除了單一簽入的 AD 或 LDAP認證外,未建置單一簽入的企業亦可與 HCP 系統的認證整合,達到單一帳號通行各系統目的。

彈性簽核權限設定

  1. 使用自動化的流程元件 ( AgilePart ) 進行簽核權限設定。
  2. 依申請人的職等及假別、天數決定核決主管的層級,亦即不同的申請人層級 ( 職等 ) 、相同天數,可以有不同具有核決權限的主管。
  3. 特定假別只有特定身份的同仁可以申請如產假、陪產假…。


主管兼職

  1. 企業內人資專員在人力資源管理系統設定兼職屬性。
  2. AgilePoint 在表單傳簽過程自動進行兼職部門判斷,主管無需選擇簽核部門,若該表單為兼職部門送出且簽核權限不足時,會往兼職部門的上層主管送,而非送至本身部門的上層主管。
  3. 當簽核線上的主管有連續兼職時,會以最高的部門層級做判斷,避免重複簽核。


差勤業務邏輯

差勤業務邏輯由 HCP 中設定並提供中介程式供 BPM 端呼叫檢核,讓業務邏輯由 HCP 系統維護, BPM 端只需直接呼叫 HCP 所提供的介面,無需重複開發,避免邏輯不一致。

系統操作介面

AgilePoint 提供一個單一的流程管理介面,包括下列各項功能:

  1. 啟動流程作業:使用者進行表單流程發單作業。
  2. 待處理工作區:使用者進行接單處理使用作業。可依表單分類,顯示全部與個別表單待簽核筆數。
  3. 作業流程追蹤:主要的功能是提供一個流程簽核歷史資料查詢與追蹤,主管可查詢部屬簽核與逾時作業。
  4. 個人化設定:簽核代理人設定。
  5. 系統管理:系統管理者管理作業 ( 包括待處理工作列表顯示欄位及表單授權 )。
  6. 應用程式區:與流程無關之應用程式入口。


請銷假申請作業

申請者資訊
預設待填單人為申請人,若代替同仁申請時可選擇申請人。

請假期間
系統依輸入請假期間,呼叫 HCP 所提供的介面, HCP 依假日與班表,自動計算請假天數。

職務代理人
申請人為主管職,需設定職務代理人,系統自動顯示職務代理人設定欄位。

班表記錄列表
HCP 中對於所有同仁都有設定班表,有排班時才需要請假,同樣的在加班流程中,也需要在班表以外的時間才可以加班。

假別記錄列表
顯示申請者各種假別可修時數、已休時數、在途 ( 申請中 ) 並計算剩餘天數。

出勤狀態
列出在此考勤週期內,所申請該假別之已請假記錄。

衝突資料
期間、在途申請單或請假記錄有衝突時,會顯示衝突記錄與原因。

主管簽核

主管登入後,待處理工作區可顯示所有表單或依表單分類,可設定各表單顯示欄位,對於單純主管簽核的表單可設定為允許批次簽核。


主管審核時可顯示申請者各項申請記錄,供主管批核時參考,主管簽核亦可採用批次簽核的方式進行。

整合效益

1. 無紙化作業
各項差勤作業流程採用線上申請,主管於線上審批,使工作無紙化,且不受地域環境限制。
2. 流程自動化
流程平台自動依預先規劃流程執行,並以代理人設定自動轉派或工作逾期時可自動啟動稽催機制,透過流程管理機制可縮短處理時間。
3. 完整即時性資訊:
各種差勤表單申請時可即時取得相關資料,自動檢核是否符合差勤規定,並可自動計算差假時數,避免資料錯誤。主管審批時亦可由過去申請記錄作為審核依據。
4. 結合卡鐘刷卡記錄
各項差勤申請,皆與卡鐘記錄整合,避免人為疏失。

邁向統一的流程管理平台

採用 BPM 建構流程管理平台,除了作為差勤流程的整合平台外,亦可逐步導入一般 OA 表單的簽核或將 ERP 、 PLM 的審核流程整合於同一個流程管理介面,使用者無需到各系統分別簽核,亦可將簽核資訊整合於企業入口網站中 ( EIP ) 。