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Dr.ERP

如何避免被舊思維制約的新 ERP 應用觀念

文 - Dr. ERP

現代的電腦一定都有輸出/輸入的裝置,例如鍵盤與螢幕,大家都理所當然認知是必備的標準配備。但是鍵盤為何是這個樣式?或是,為何一定要有像電視機的螢幕?其實這些都是電腦剛發明時,根據當時現有慣用的設備組合而成,沿用至今,絕大部分的人也被制約地認為理所當然應該是如此。但是,新的革命資訊應用並不完全必然是新技術的發明,很多其實只是現有成熟技術加上應用的觀念轉變而已。我們這一期就先從電腦的主流輸入裝置:鍵盤來談起。

現代人用慣文書處理軟體,在電腦發明之前其實打字機(見圖一)已存在近百年,現在資訊用語中還有許多是打字機的用語:Carrige Return(滾筒歸位)、Line Feed(換行)等。


圖一 傳統打字機

大家稱這種打字機為 QWERTY keyboard(見圖二),就是以左上排的英文字母排列為名,現代人使用電腦一定先花一段時間熟悉鍵盤的字母位置,但是大家思考過鍵盤位置為何要如此排列?

圖二 QWERTY keyboard

其實打字機在 1870 年代大量生產時,因為機構的限制,為減少打字機在打字時連動桿之間的擠壓及故障發生率的狀況,因而要把常用字母隔開,以降低打字的速度。

但是機構技術進步及電腦發明之後,有了新種類的鍵盤,如 1932 年奧古斯特 • 德沃夏克(August Dvorak)發明的德沃夏克鍵盤(見圖三)。因為已經不需要避免連動桿的擠壓後,重新排列鍵位以提高打字速度,因此把母音及 5 個最常用的輔音安排在中間一行,以便交換左右手打字的頻率。


圖三 DVORAK keyboard

但是都已投資大部分的設備,且使用者也已熟悉 QWERTY 鍵盤,即使新的鍵盤使用上可以更有效率,但是直到 21 世紀,大家仍然被舊習慣所制約,每天使用著沒效率的工具。

我們以同樣的方法來審視 ERP 發展及應用的歷史過程是否有同樣的迷思?企業在計算發展的早期,因為軟體技術的限制、硬體成本的考量、及企業管理的發展,都還屬於個別需求的模組對應:如會計總帳、庫存管理、採購、銷售等;且偏向單純的資料輸入儲存及報表的列印。所以,企業對應的管理方法仍需有對流程及資料的一致性作人為的勾稽核對。這也發展出一套使用者的作業方法及觀念。

但是,目前最新的 ERP 產品及觀念的進步,已推演到對於企業資訊的即時整合及內部流程的勾稽;如果使用者引進新的 ERP 系統卻仍以舊有的財會軟體觀念來應用,就會發生格格不入的情況,甚至極無效率的重複作業模式。舉一簡單實例:傳統的獨立資訊系統因無整合的架構,所以常以總帳傳票的立帳作為最後審核的檢核點,雖然交異可能發生許久,但是至少可以有最終勾稽的機制。但是,以新的 ERP 系統設計理念,作業流程是前後連貫一致的,所以,稽核點可以在交易發生時即可核對正確,後續的流程系統可以確保資料的一致性。因此,稽核的重點是在原始資料發生即必需輸入正確,而不用也不需到最後總帳立帳時再來人工逐筆審核比對。

但是,我們在為客戶導入 ArgoERP 時,還是常常遇到客戶被舊有系統的觀念制約,在新架構的 ERP 系統要求舊有的作業功能;這也當然是資通電腦專業顧問的責任,不只是為客戶導入新的系統,更要為客戶導入新的觀念,才能讓客戶更有效率的應用新時代的 ERP 產品,來提升企業競爭力,以面對經營環境更嚴苛的考驗。