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如何避免流程參與者重覆簽核?

文 - Danny

導入電子表單等於製造麻煩 ?

企業裡常常有些流程需要劃分不同的角色,例如資產新增流程通常由採購者填寫申請單,再由保管人簽核,之後由保管人的各階主管審核。

同樣的,在請假流程中,請假者填寫申請單後,需要經過代理人簽核,再由請假者的部門主管審核。


上面的流程可以相當清楚的呈現流程的規則,但是,由實際運作可以發現幾個問題:
如果採購者本身就是保管人,是否要簽兩次?
如果保管人本身就是部門主管,是否也要簽兩次呢?

同樣的問題也會發生在差勤流程中,如果是由請假者的主管擔任代理人,則代理的身份簽完後,主管的身份是否要再簽一次呢?

上述的這幾個問題,是在原本採用紙本簽核時是不會發生的,可是導入電子表單後,卻變成一個棘手的問題。

AgilePoint 的避免重覆簽核

電子化流程重覆簽核常見的有下列幾項:
a. 主管連續兼職:一個主管負責多個連續的部門如協理兼經理。
b. 流程中兼任角色:資產申請者兼保管人、主管兼代理人…等。
c. 跨平行部門的簽核:人員異動、資產調撥。

不同的流程可能會產生不同類型的兼辦角色,其需要的解決方案也不相同。資通電腦代理的 AgilePoint 是一個通用的流程平台,雖然產品本身並未提供上述流程應用的功能,但是在 AgilePoint 中提供了一個很好的流程元件開發平台。因此,可以透過客製化的流程元件 AgileWork(流程中需要人員參與的步驟)製作一個適合自己使用的流程元件,AgileWork 是一個可以繼承的流程元件,因此可以保有原來 AgilePoint 所提供的功能,再加上使用者客製的功能,並且可以透過參數化的屬性設定彈性調整流程。資通電腦將企業常見的流程需求整合在一個 AgileWork 中,因此可以直接透過參數設定達到使用者對流程要求。

主管連續兼職

為了避免主管連續兼職所造成的重覆簽核,可將多階主管簽核步驟改用迴圈判斷的方式,以逐級簽核的方式設計。當發現上階主管已經簽過則自動再找更上一層的主管,即可避免重覆簽核。另外一個採用逐級簽核的好處是,可避免組織中各事業單位組織層級不一致,流程需要逐一描述的問題。

流程中兼任角色

流程參與者可以動態記錄於流程變數中(大部份的步驟可自動記錄、亦可自行設定)。因此,可以在要避免重覆簽核的步驟,設定為當參與者存在於指定變數時將其略過。只要設定適當的變數值來源,需要忽略的參與者可以是多個步驟的參與且不限於連續的步驟。

另一個應用案例是用於專案執行的流程,每個專案有三種可能的角色專案協調人、技術主管、專案經理,大的專案分別由三個人負責,小的專案可能一人身兼三個職務。此時,只要在技術主管設定當參與者等於專案協調人則略過,另外在專案經理時設定當參與者等於專案協調人或技術主管時略過。


設定或是寫程式?

會發生重覆簽核者的狀況,很多都是因為涉及企業內的管理階層。因此,避免重覆簽核,對 IT 來說是一個很重要的課題。大部份的 BPM 或 Workflow 產品都會或多或少提出一些對應解決方法,大部份的作法是在流程的關卡,利用寫程式的方式,寫一些所謂「跳關」的程式碼來避免重複簽核,可是類似的情形在企業中是很常見的,這些程式變成到處存在且難以管理。

資通代理的 AgilePoint 提供一個流程元件開發的平台。除了預設的功能外,也可以將一些特殊的需求,設計成一個可動態調整的屬性。上述的功能只要在手動作業的步驟,增加一個跳關(Bypass) 的屬性,後續所流程都可以透過簡單的設定,就可以達成避免重覆簽核。

類似需求在企業中是很常見的,如果選擇的是一個 BPM 或 Workflow 的產品,功能是固定的。當有特殊需求時,廠商不一定願意開發,但若是一個可客製的平台,則廠商未提供時,自己也可以客製。更重要的是,客製的結果是一個元件,只需開發一次,可以重覆使用。

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