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ERP 系統導入的關鍵人物

文 - ERP達人

ERP 系統要成功導入,必需具備一位關鍵的靈魂人物。以下我以實際的案例與各位分享這些“ 關鍵人物 ”,他們是如何成功導入 ERP 系統的故事。雖然不見得所有的企業都適用這樣的導入模式,但是這樣的導入精神卻極具參考的價值。

案例一:數位攝影機與電腦週邊產品…製造商
關鍵人物:財務主管與特別助理

這是一家很有趣的公司,ERP 導入顧問只需要對這兩位關鍵使用者 ( Key User ) 教育訓練。一位是公司的財務主管,他當然熟悉公司各個作業流程,以及這些流程與財務會計的關聯;另外一位特別助理,他曾經是外商 ERP 的導入顧問,熟知 ERP 的作業流程與運作原理。就這樣,我的 ERP 顧問只對這兩位上課,沒有人多嘴雜的喧鬧、沒有雙方作業流程的冗長討論、沒有部門本位主義、沒有 User 個人喜好的堅持。這是我看過最輕鬆導入的案例了。

然後呢,就由這兩位關鍵使用者負責決定該公司的 ERP 作業流程與相關參數設定,並由這兩位負責公司內部使用者教育訓練。更絕的是,在第一個月平行上線當中,這兩位關鍵使用者完成了超過 50% 的單據輸入工作。果然次月順利結帳成功。

這原本是個不被看好的案例,公司內部太多人等著看笑話,自認自己的公司不可能成功導入 ERP 系統,而這兩位苦行僧,用行動證明我們可以,有了第一個月如期完成的範本,大家就沒有藉口了。

案例二:自有品牌 Barcode Scanner、POS… 製造商
關鍵人物:總經理與生產部經理

這家公司老闆的決策模式:採套裝軟體不客製導入,由一級主管負責評選 ERP,並共同負責成敗責任,假如失敗每人罰款新台幣 10 萬元。在與自己口袋密切相關的情形下,這時候導入顧問真正變成“ 被諮詢的顧問 ”而已。

生產部經理是會計系畢業的,曾經在電腦補習班任教,在公司以有 10 多年資歷,對於公司作業流程、會計制度、企業文化都有深刻瞭解。

在流程 Mapping 的過程當中,生產部經理逐一記下該公司必須決定或討論的工作事項,遇到 User 提問時,生產部經理以更簡潔的口語與顧問對談,徹底瞭解系統所提供的功能包含哪些選項。當然會後召集內部會議,討論待決事項與決定最佳流程,遇到系統無法完全提供部分,則先以人工作業補足,一切都以上線為最優先考量。果然一個月後成本順利結算完成。

案例三:液晶面板相關零元件製造商
關鍵人物:特別助理

這是一家在中國新設立的台資企業,新公司沒有包袱。

特助曾經擔任過會計與稽核部門主管,新員工多屬技術與生產部門員工,行政人員對 ERP 多屬第一次接觸並不熟悉。導入過程中特助全程參與,對於必要的決定,也多能在隔天給予回覆,以利參數設定與日後 ERP 作業流程與人員權責分工。這是我遇到過全部導入過程中人天最短的一家客戶。記得當時我問特助,『 以後 User 有問題是先經過你還是直接給我?』我得到明確的回答:『當然是經過我,因為 User 的問題當中有許多不是 ERP 的問題,而是我公司制度規劃的問題。還有,我也要掌握每一個 User 所問的問題,瞭解他們目前的狀況,再給予指導。』

綜合上述案例故事,ERP 導入不是 IT 的技術問題,是企業流程規劃的問題。ERP 系統導入需要有可以決定參數模式、作業流程、權責分工的人,並在這些當中取捨,包含取捨如何客製、何時客製…等。扮演這樣關鍵靈魂人物的人,通常具有財會背景、瞭解公司全部的作業流程。有些公司是以 IT 人員為導入窗口,不是 IT 人員不好,而是他們離作業流程太遙遠且對作業流程也沒興趣。