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產品特寫

出口文件製作

文 - Juddy

全球化是近幾十年來國際經濟上的一個最顯著而重要的現象。在科技進步下,資訊技術及其產業快速發展,原阻礙金融、貨物、人員、資訊流通的藩籬逐漸消失,貿易與金融商品於國際間流動的數量因而快速增加。然而伴隨著這此一簡單自由流通效果而來的,卻是十分複雜的經濟、政治、文化、與社會現象。在全球化時代,企業需要廣泛的運用全球資源,故在做法上,勢必將不同的商業運作分散在世界不同的地方。例如在美國從事研發,在大陸製造,在臺灣銷售等。在臺灣不管是中小企業或大企業每年出口的金額都不少,依據經濟部中小企業處公布的 2009 年中小企業白皮書中的 2008 年資料上,全台的企業,年銷售額有 35,239,137 (單位:新台幣百萬元),而出口額占了 9,476,222 (單位:新台幣百萬元),可見外銷在市場上也不容許忽略。

那如果要出口貨物應該準備什麼文件呢?通常公司需要製作 INVOICE 與 PACKING LIST 的資料給報關行,由報關行辦理報關手續。在 資通電腦的 ArgoERP 系統中可輕鬆製作這兩份文件;也提供多種格式供使用者設定,使用者也可以利用系統的套範本功能,自行設定公司專屬的文件格式。

製作 INVOICE 文件,可透過客戶的銷售訂單將相關資料轉入(例如:客戶名稱、地址、電話、 MARK …)而 INVOICE 明細可利用系統的出貨通知單、調撥單、出貨單或借貨單將明細資料轉入,使用者可依本身需求加以修改;而 PACKING LIST 文件可透過在系統中已設定好的成品裝箱內容(設定每一料號的長、寬、高、材積、淨重、毛重、數量 / 箱),在利用 INVOICE 明細資料轉入時,自動計算這次出口明細的每一料號的起訖箱號及箱數,這樣就完成 PACKING LIST 文件,不用再人工計算及編排。

一套資訊系統的開發或更換,來自人的需求,所以如何能簡化人的工作及滿足企業的需求,將是它存在的價值。也藉由系統的幫助,重新檢視企業內部的各項作業流程,除提高作業效率外,更希望達到資源共享、即時化、無紙化的作業環境,落實使全面 e 化。

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