ARES資通電子報

Dr.ERP

何謂好用的 ERP 系統?

文 - Dr. ERP

常常聽到不同的使用者針對相同的一套 ERP 系統有截然不同的評價:
“ 這套 ERP 系統太複雜了:流程太長、作業區分太細 ”。
“ 資料分散,無法在同一畫面即可作業完畢 ”。
“ 錯誤登打訂單資料,無法直接立即修改,還得逐一刪除立帳及出貨資料 ”。

筆者一直感到納悶:這只是使用者主觀的感覺?抑或是客觀上的背景環境條件有差異所致?讓我們來探討一下所謂 “ 好用的 ERP 系統 ”?以及是否有任何的迷思?

現在的企業幾乎都有導入 ERP 系統,但有些是模組獨立的帳務系統,例如總帳系統與進銷存系統分開,資料不需重複輸入且流程無法前後勾稽;其目的僅能達到資料輸入保存及簡單的紀錄報表產出。更進階的則可以達到流程勾稽功能,並可產出企業的營運所需的管理報表。當然要達成目的不同,使用者的系統操作方式當然就會有所不同。

企業在重新導入 ERP 時,一般都不僅僅是為了資料處理及日常使用的報表製作,更期望達到下列目的:

  1. 進而在導入過程可以重新審視企業現有作業流程,並以 ERP 系統的最佳實作案例( Best practice )達到優化目的。
  2. 企業可透過 ERP 系統達到內控勾稽的目的,強化企業標準作業(SOP)的絕對遵循。
  3. ERP 系統可以即時表達企業營運狀況及進階管理分析的資訊, KPI 評量及自動警示。
  4. ERP 系統需具備足夠彈性,以因應企業產業垂直整合或是水平發展的多元需求。

以資通電腦的 ArgoERP 為例,其系統設計的概念是 “ 以符合企業內控內稽要求的前提下,達到系統最大的操作便利性 ” ;其導入的方式由專業顧問為企業找出現有作業方式與 ArgoERP 標準作業的差異,並會同企業分析其差異原因,找出最符合成本效益的改善方式 ( 企業流程改造或是系統程式客製 )。且協助核心作業人員產出企業標準作業流程(SOP ),並將 ArgoERP 系統的稽核點依企業的 SOP 設定,以保證企業可以完全遵循 SOP 規定,有別於一般企業的 SOP 文件或是 ISO 規範,都是聊具一格僅供參考而已。 ArgoERP 讓企業管理模式可以快速複製擴充,且又能完全即時掌握企業經營狀況。

所以企業若有類似前述的經營需求,都會覺得 ArgoERP 是非常符合需求的。具備彈性的作業流程;勾稽完整、防弊防呆的機制;嚴謹、處理的資訊即時性及正確性皆極高。反觀,如果企業的需求僅是單純資料的輸入儲存及產出報表,重視輸入的便利性,資料的勾稽及一致性完全由作業者主觀判定,不在乎資料重複輸入(如此才有自行修改彈性),例如:企業的客戶銷售接單、採購下訂、驗收入庫、銷售出貨都是同一人員作業,要求在同一個畫面、同一人處理完成,並且不管轉給財務會計的帳款或成本資料的一致性,可隨時修改訂單或庫存資料。如此作業方式,雖然對前方作業人員非常方便,但是卻造成企業經營的內控潛在風險。整體而言,這是否就是 “ 好用的 ERP 系統”?大家就要仔細的評量了。

>>回電子報首頁