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ArgoERP 系統中各項費用的估列、申請、與認列

文 - ERP達人

讓我們大略把費用的發生分為幾個類型或階段,並個別說明會計分錄與在 ERP 系統的入帳方式:

  1. 暫估應付費用:
    例如: 12 月份的水電費通常會在 1 月份才收到帳單,為了符合“權責發生制”以及實際月加權成本計算的正確性,我們可以在 ERP 總帳系統切立 12/31 傳票:
    借 水電費 10,000 元
      貸 暫估應付費用 10,000 元

    並立即透過總帳傳票功能,複製迴轉傳票在 1/1 :
    借 暫估應付費用 10,000 元
      貸 水電費 10,000 元

    待收到 12 月份的帳單時,透過費用申請流程,於會計審核後切立 1 月份傳票:
    借 水電費 10,100 元
    借 進項稅額 505 元
      貸 應付費用 10,605 元

    其中短溢估的費用則歸為請款月份的費用,例如:上例 12 月短估 100 元,這100 元則歸為 1 月份費用。

  2. 預付費用:
    預付費用是指企業已經支付,但本期尚未受益或本期雖已受益,但受益期涉及多個會計期間的費用(我們將在下一段落說明遞延費用)。例如:我們向廠商訂購貨品或服務時,假如廠商要求支付訂金 30% ,則於 ERP 系統填寫預付費用申請單;申請單經會計單位審核後切立傳票:
    借 預付費用 30,000 元
      貸 應付費用(訂金30%) 30,000 元

    於費用發生並完成驗收時,填寫費用申請單,於會計單位審核並沖銷預付費用後切立傳票:
    借 費用 100,000 元
    借 進項稅額 5,000 元
      貸 預付費用 30,000 元
      貸 應付費用(訂金70%) 75,000 元

    上例中的預付費用發票是在驗收時才一併開立,假如發票也分兩階段開立則預付傳票分錄如下:
    借 預付費用 30,000 元
    借 進項稅額 1,500 元
      貸 應付費用(訂金30%) 31,500 元
    驗收與沖銷傳票如下:
    借 費用 100,000 元
    借 進項稅額 3,500 元
      貸 預付費用 30,000 元
      貸 應付費用(訂金70%) 73,500 元

    另一種更特殊的情況:預付時連稅額都預付了,但是廠商的發票是在驗收時才一次開立的,此時 ERP 系統的對應方式為何?

    製單別物料需求展開拋轉請購單(P/R)或採購單(P/O),由銷售訂單拋轉製造命令(M/O),或由現有製造命令展開多階的子階需求,經人工審核確認後拋轉請購單或採購單。適用於訂單式的生產型態。

  3. 遞延費用(預付費用、待攤費用、未攤銷費用):
    例如: 1 月份資訊部門購置資訊軟體,經會計部門審核切立傳票為:
    借 遞延費用 360,000 元
    借 進項稅額 18,000 元
      貸 其他應付款 378,000 元

    並依照攤銷月數切立攤銷傳票,例如:分36個月攤銷,則每個月攤銷分錄如下:
    借 各項攤銷 10,000 元
      貸 遞延費用 10,000 元

    假如這項軟體費用需要由多的部門分攤,則於上述傳票之後,可依照部門分攤群組的設定,緊接著產生下列分錄:
    借 製-各項攤銷 2,000 元
    借 銷-各項攤銷 2,000 元
    借 管-各項攤銷 2,000 元
    借 研-各項攤銷 2,000 元
      貸 各項攤銷 10,000元

  4. 實際費用發生:
    這是最一般的當月費用當月申請流程,又可以細分為:
    a. 直接費用申請 / 報支,例如:公司規定 5,000 元以下可以直接報支。
    b. 必須走請購、採購、驗收的費用申請流程,例如:公司規定 5,000 元以上。
    c. 出差報告單的費用申請,與出差申請單有關的費用報銷。
    d. 個人所得(執行業務所得)的費用申請,與年底扣繳憑單有關的費用報銷。
    e. 零用金申請,撥補制的零用金管理。

上述各項費用的估列時機、申請時點、認列月份等等,與費用的報銷流程往往會產生交錯並列與同時發生的情形,資通電腦的 ArgoERP 一向秉持內稽內控原則,從費用申請、發票登錄、會計憑證審核、預付沖銷、費用分攤…等等,到系統自動傳票引擎產生傳票、拋轉正式傳票等一貫作業一氣呵成。

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