淺談企業薪資條電子化

文 - 馮明秋

目前企業對於員工有個不成文的責任,就是要將每個月員工辛苦的代價記錄在薪資條,且需要安全無虞的親自交付至員工手上,無論此員工身在何處或位階多高,都需要執行此項任務。

然而在這麼多年來,此項任務演進一直沒有太大的變化,就算是企業已導入 e 化相關建置,甚至在 HR 系統上,也未見有多大的改革,頂多就是將薪資明細檔案放在員工網站上提供查詢。但是,此項 e 化並未大幅地建置在所有企業上,原因可能在機密保全上的考量。因為放置在網頁上,有太多不定的資安威脅會對企業的薪資結構進行衝擊,也許是企業認為以實體的薪資條發放,才能顯出對員工的重視。因為攸關錢的部分,企業面對會更謹慎小心,深怕有任何的閃失,為圖便利卻帶來不可收拾的殘局。對於企業的人資部門來說,發放薪資條到底有無 e 化的需要呢?我想這是一個可以探究的課題。

以目前發放薪資條的作業來說,不外乎是先計薪後,將薪資資料列印在薪資條上,再將此薪資條發送至每個員工手上。面對 100 人以下的企業,在花費人力資源及效率上, e 化的需求可能小得許多。若是 100 人以上的企業那問題可就多了,不但要印製,還要有發放機制,製作薪資條也要進行列印、拆裝等工作。而此項工作又無法請其他部門幫忙,大多由 HR 部門或者財務部門進行。一般來說,此項工作不僅僅耗時更是費工,且要小心翼翼處理,因為有非常大的可能會撕壞而需要重新印製。

在發送薪資條作業上,需透過各層級的部門主管,層層地發送薪資條至每個員工手上。若企業有員工分散至全省各地,或者是大陸與外派其它國家,那發放實體薪資條就不只是作業時間上的問題了,要考量如何以最即時的方式讓駐外人員拿到此薪資條。可能還要寄送或快遞薪資條,或者另外委由駐外單位人員兼職印出後進行製作等等。先不論數量多寡,光是點陣式印表機的採購與維護以及後續特殊紙張的準備,都是一件麻煩的事項。

因為前文有提到薪資條 e 化的危機,導致企業就算有需求也不敢貿然的去做!

有些企業, IT 部門能力夠強,認為只要將薪資部分上網,透過帳號與密碼機制控管讀取即可以達到 e 化效果,這算是以最小的成本達成最大效益的作法。甚至有些技術人員提出,只要在網頁程式上加些免費的加解密技術,即可達成資安的防護,殊不知此項作法也許可以防止一些君子的疏漏,但是就企業資安事件的發生來說,有將近八成是來自於企業員工。所以重點在於有效防止企業員工進行相關資安事件,不僅僅是在資料加密,更需要在流程上進行嚴謹的控管,包含:如何將薪資檔案放置於網頁上,而能避免資料庫入侵以及網頁木馬程式擷取;甚至以機制流程作業防止系統開發人員或者系統管理人員的相關資安危害行為,這些都是更需要注意防止的課題。

資通電腦的「薪資密封袋」不僅是薪資條電子化而已,也協助企業的人資單位解決了以上所提到的相關資安與派送的問題與困擾,讓薪資條電子化的方案能展現它的真正功能與效益,相信對企業發薪這項工作必能大大地降低人力(包含各階級主管人力)、機器設備與時間上的浪費,更能提升薪資條發送的即時性、正確性以及其他 e 化的優點,真正達到 e 化在企業的最大效能。

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