人性化電子簽核 ArgoERP eFlow

文 - 許惠雅

E 時代所追求的目標為減少人力成本及節省大量紙張,且當今企業凡事講求效率,所以 eFlow 於企業中佔相當重要的角色,因此一套人性化的電子簽核更顯得相當重要。資通電腦 ArgoERP 系統的電子簽核分為三大類,「表單傳簽」、「人事系統傳簽」及「文件傳簽」。本文章先跟各位介紹「文件傳簽」, ArgoERP 「文件傳簽」不但具有十足人性化設定,且不受限於公司的組織架構,任何文件格式皆可上傳至資料庫儲存,進行 eMail 快速簽核及依時依序到位。

首先, ArgoERP 「文件傳簽」不受限於公司組織架構,因人員通常職稱及職務是不相符,所以彈性設定簽核人員顯得十分重要。使用者可依簽核類型進行簽核人員群組化設定,群組可重覆使用,不必於每次送簽時再設定,以節省進行簽核人員選擇動作所花費的時間。簽核群組載入後,使用者仍可自由進行調整簽核人員、簽核順序及簽核權限。簽核過程中送簽人員或尚未簽核人員,可調整尚未簽核的路徑,同時提供可代他人進行送簽動作,不必侷限於本人才可作業。

簽核過程中時常有簽核人員臨時出外辦事或會議中,但簽核文件又有時效性,無法等待該簽核人員有空檔時進行簽核,因此 ArgERP 系統的「文件傳簽」提供了所謂的“ 轉簽 ”,即擁有權限的人員可以轉發給另一人員進行簽核達到時效的要求,哪些人擁有轉簽之權限?指的是送簽人、系統管理者與正在簽核人員。

ArgoERP 系統的「文件傳簽」提供何謂「彈性簽核」,簽核權限有「會簽」、「平簽」及「通知」三種。「會簽」為簽核人員必須進行審核的動作,文件才會往下一簽核人員走;「平簽」可二人以上,只要其中一簽核人員簽核後,下一簽核人員即可進行審核動作;下一簽核人員尚未簽核前「平簽」,尚未簽核人員仍可進行簽核;「通知」由字面上即可得知就是僅做通知,人員可不必進行簽核動作。三者可混用,例如:可兩「會簽」人員、兩「平簽」人員與一「通知」人員位於同一簽核層級,則該層級兩「會簽」人員必須進行簽核,兩「平簽」人員其中之一進行簽核後,該簽核文件即會往上呈。

經由上述, ArgoERP 系統的「文件傳簽」具有彈性運用的特色,使用者可自由的組合與拆解,當組織異動或人員調動時,公司可不必花費額外的費用進行簽核路徑的調整。後續文章將會再說明文件如何上傳與發送至人員手上,以進行快速簽核作業。

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