電子簽核 ArgoERP eFlow 的文件上傳與快速傳簽

文 - 周日辰

在上個月文章中提到文件傳簽的具有十足的彈性,供使用者自由組合傳簽權限、流程及組織,且可重複使用和調整的優點,此外 ArgoERP eFlow 文件傳簽還提供了文件上傳以及快速傳簽的方便功能,在此篇將分別介紹這兩項功能的用途與優點。

首先談到文件上傳的部分,當文件透過紙上作業進行簽核流程,可能需要相關文件資料一起經由流程呈給各級人員,又或許各級人員都需要相關資料留存,此時便須影印多份文件造成紙張的浪費。然而電子化文件已為現代化的趨勢,不但能夠省去時間且兼具環保。當文件傳簽透過電子郵件進行傳送,可透過 ArgoERP eFlow 文件傳簽的介面選擇須提供給傳簽組織中各級人員的參考資料,不但能夠上傳多種的檔案格式,並且可設定資料的唯獨性,不須擔心上傳的資料會被竄改。因此使用者可選擇多項檔案上傳至資料庫中,在 ArgoERP eFlow 電子傳簽的簽核流程中,便會透過電子郵件附件內容進行傳送,既便利又可保證資料的完整性。

雖然先前談到電子化文件傳簽的方便性,但由於現代人使用手機上網收發信件已漸成趨勢,相較於攜帶厚重的筆記型電腦可能需要網路的服務接收信件,況且並非任何網域皆可登入系統。因此 ArgoERP eFlow 快速傳簽功能便是能夠讓使用者使用手機接收電子郵件,透過傳簽信件經由信件內容中審核贊成或駁回的介面直接進行傳簽審核,不需要在收到信件之後,還要再透過電腦網路並登入系統才能進行電子簽核,相對之下,相當的快速與便利。除了上述的方便性外,還能夠確保簽核流程依時依序到位,就算須簽核的人員不在公司並且身邊沒有電腦,只要有能夠收發現信件的手機一樣可進行簽核流程,不會耽誤簽核流程的進行。

經由上述文件上傳以及快速傳簽的功能,ArgoERP eFlow 文件傳簽不但響應環保節能的趨勢,還能夠保有資料完整性的特質,並且利用現代化的手機與電子郵件的應用,更加發揮電子簽核的便利性,以節省等待的時間與所需耗費的資源與精力,以提升工作上的效率。

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