以搜尋引擎掌握知識管理,提升企業競爭力

文-KM計畫推動團隊(陳美伶)整理

「精確地了解使用者搜尋詞條的字義,並且精準地提供使用者想得到的搜尋結果,」Google 創辦人佩吉(Larry Page)曾對「完美的搜尋引擎」如此定義。這是一個「掌握搜尋引擎就能掌握世界」的時代,資通電腦藉由經濟部中小企業處“中小企業知識管理推動計畫”推動 8 年,以及成功輔導中小企業導入知識管理近百家的經驗表示,導入知識管理,搜尋引擎的確佔有相當關鍵的角色。

以企業內部知識管理為例,透過將內部及員工的內隱知識(tacit knowledge)留在 e 化知識管理平台,並且在平台上內建搜尋引擎功能,就能將之轉化為外顯知識(explicit knowledge)。

假設 A 員工被裁員,無法完整交接工作給 B 員工,或是 A 員工離職後遇缺不補,由於員工知識還留在 e 化知識管理平台,其他員工便可透過搜尋方式,獲得 A 員工的知識,以「轉移」方式獲得知識,無須仰賴傳統的「交接」方式,如此一來,企業仍可保有核心競爭力。

跨媒體整合搜尋,取代追求效能

硬體再好、研發技術再先進,也有其發展限度。當搜尋速度已經快到肉眼無法辨別的 1 秒與 0.5 秒之差,對於企業用戶並沒有意義。對於國際往來頻繁的企業客戶而言,尤其是對美國出口的企業客戶,由於必須因應美國沙賓法案與 e-discovery(electronic discovery)的資訊保存與揭露,因而引發企業對於跨媒體搜尋的需求。

要達到此一需求,必須以跨媒體整合搜尋的研發技術為支援,例如企業用戶建立 e 化知識管理平台,進行企業內部的跨媒體整合搜尋時,無論是基本的電子檔文件、已掃描成圖檔的紙本文件,或是報價單、工程圖等靜態影像檔,甚至是動態影音檔,都可以輕鬆透過知識管理平台的搜尋引擎找到。

跨檔案搜尋,需求殷切

由於一般搜尋引擎通常針對電子檔案進行搜尋,但企業內部的文件還是以紙本居多,最常被問到的問題是:「難道沒有『紙本搜尋』的搜尋方式嗎?」例如傳真機往返的紙本訂單,或是用印過的公文等,找起來比電子文件更費事。

所以,搜尋範圍不應侷限於一般的文字電子檔,也該利用多功能事務機、掃描器,甚至是數位相機將把紙本擷取成影像的功能,無須浪費人力將資料重新定義、分類與整理,就能以搜尋引擎找到,如此不但能節省的人力成本,也能兼顧跨媒體搜尋的需求。

此外,「影音搜尋」也是跨檔案整合搜尋的重點之一,將動態影音檔案納入搜尋範圍,瞬間就能在龐大影片庫中,找到最切中使用者搜尋關鍵字的重要片段。「跨媒體整合搜尋」的定義,是將原本局限於電子文件的搜尋,擴大到「影像搜尋」與「影音搜尋」。

搜尋引擎讓身處於世界上任何一個角落的人,只要能上網搜尋,人與問題、答案之間,只有單擊滑鼠的距離。因此,跨媒體整合搜尋的研發技術,或許正是朝向佩吉口中完美搜尋引擎發展的解答之一。

【個案內容參考經理人月刊第59期】

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