警示平台-主動式 ERP 的第一步

文 - 徐唯洋

筆者在之前服務客戶導入的過程中,在某些重要的時刻(尤其是每月月初關帳時),常常會接到客戶的電話詢問,「我現在要查那些資料還沒補憑證,在哪查?」「現在還有多少未出的單子,要在那支報表看?」甚至,有些時候在月中還可能會接到電話詢問「我少補了一張單子,怎麼辦?」,當然這些情形會在導入的過程中,會依客戶操作的熟悉度增加而降低。佐以系統機制的輔助,通常此類情形將會降低,但客戶總會希望系統能再主動一點。

那客戶希望的主動是什麼呢,不外乎是希望在特定的時間,經由信件或其他通訊方式,將所需要的資料寄送或傳送到各負責人電腦內。但每位客戶所想要的,會依據服務公司的行業別、主管或老闆的個性、各自負責業務,甚至接觸 ERP 時間的長短,都會產生不同的想法,所注重的層面也就不盡相同,所希望看到的資訊面更是不一樣。在要滿足每個人的想法下,需要有一個平台,可以彈性化的依照每個人的想法,在每個人所要求的時間內,主動提供相關的資訊給客戶。

那是否有了平台之後,依據客戶所要的資訊提供給他,就不會有問題了呢?其實不一定,以我服務過的一個客戶為例,在客戶上線了半年之後,有一天接到他打來的電話,跟我說他現在每天上班一打開信件,就馬上湧進數十封信件,看到他都不想再看到 MAIL 了,請問我該怎麼辦。我再請教客戶資訊部門,部門窗口回應這些都是使用單位提出來的,資訊部門是依照使用者所需求製作於平台上,應該都是使用者要看到的。經過與客戶討論分析後,發覺其實有一大部份的項目是可以歸併在一起的,另有些項目可以找到同一個控管時間點的,這樣討論下來,從原來洋洋灑灑數十項,到最後只需十項不到的項目,如此資訊部門方便維護,使用者也可以簡單得到他想要的資訊,雙方皆大歡喜。因此,除了平台的彈性之外,後續客戶需求的收集、討論、整理也是非常重要的一步,少了這一步對後面的使用會造成很大的影響。

ArgoERP 提供彈性化的警示發送平台,多樣化的啟動時間及發送通知人員與群組,可供資訊單位方便了解及使用,ArgoERP 顧問群在各業界有多樣的導入經驗,可以輔助使用者了解需求,籍由顧問經驗的整理,讓使用者可以以最簡單的方式,清楚的得到所需要的資訊。警示發送平台與顧問的雙方進行,可以讓客戶以最小化的負擔,達到最大化的成效。

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