偉聯以合併報表系統改善作業流程(下)

文 - 偉聯科技

上期電子報中的偉聯以合併報表系統改善作業流程(上)文章中,分享了偉聯科技選擇 GCRS 系統的原因與帶來的效益。本期深入探討偉聯在導入過程中的問題與成功關鍵因素。

引進 GCRS 集團合併報表系統過程遭遇什麼問題呢?

我們都知道導入一套新的系統是有其困難度的,首先受影響的就是財務人員,因為系統的導入,將會改變財務人員原有的作業模式以及導入期間加重的工作量,所以財務人員對系統導入難免可能產生排斥感。但偉聯科技卻成功的克服此狀況的產生,財務部鹿琬為經理告訴我們在系統導入之初他們就已經預料會有這種狀況產生。當時採取的策略是『鼓勵及引導大家尋求新的作業模式,並透過全體參與及分享來降低系統導入的壓力』。所以當問題產生時,就集合大家共同進行討論會議,並從會議中引導財務人員去思考及提出想法進而求得大家都認同的作法,也因為此作法與流程是大家討論出來的,它是被認同的,排斥感也漸漸的就消除了。

除此之外,偉聯科技有效地利用了這樣的策略進行「流程改善」及「同仁訓練」。藉由導入集團合併報表系統的過程重新確認作帳流程並進行改善,其中最顯著的成效是解決重分類問題。原本每次經過會計師查核過的合併報表與財務人員自行編製的結果,有許多分錄需要進行調整與重分類,透過入帳原則的改變減少了這些重分類的分錄筆數。而財務部鹿經理也提出,最終目標是不要有任何一筆重分類資料產生。另一方面,也透過導入過程中遇到的問題來訓練同仁應該如何看待問題,並於問題發生時應該如何思考與解決,藉此來提昇同仁的問題發掘能力與主動思考解決對策。

偉聯科技也擔心系統導入後,其主要編表仍落在同一個人身上,而其它人依舊無法上手編製合併報表進而互相備援。因此在主要系統功能驗證完畢後,要求每位財務人員獨自利用系統編製一期合併報表,藉此來訓練人員具備合併報表編製的能力與補齊該年度的合併報表資料。然而偉聯科技做到的並不止這些,他們還更進一步綜合每位財務人員的作法找出最佳的編表方式,完成內部編製合併報表的標準程序並將它文件化。

引進 GCRS 集團合併報表系統後實際上的效益為何?

當偉聯科技完成 GCRS 集團合併報表系統導入後,我們急於瞭解此系統實際上可以協助做到什麼?有何效益?所以我們很期待可以有些不一樣的火花出現。經由資訊部畢經理與財務部鹿經理口中得知,系統導入後所產生的實際效益如下:

  1. GCRS 系統導入期間,有機會重新檢討流程及作業方法,使得改善後之作業更精確,同時也藉機訓練同仁加強解決問題的能力,使其專業能力也因此獲得增進。
  2. 之前向管理階層呈報之管理報表與會計師之報表有出入時,需費時找出差異作解釋。自從合併報表月結作業皆由 GCRS 系統產出且調整分錄原則一致之後,大幅降低整理報表的人力及避免自結與會計師編製財報規則不一致的問題。
  3. 以往每次計算投資收益及累積換算調整數作業,在無干擾且熟悉作業之狀況下,仍需花費許多的時間來處理。目前驗證 GCRS 系統計算的結果都正確無誤,因此透過 GCRS 系統的協助處理就可立刻處理完成。
  4. 過去是以人工一一藉由台灣證券交易所提供的 XBRL 建檔工具將資料建檔並進行 XBRL 申報作業,但因資料內容多與操作界面的不便需耗費四個工作天才能完成,利用 GCRS 系統直接產出 XBRL 格式資料再加以運用,因此節省了很多人力。

導入系統成功關鍵因素

偉聯科技從開始導入到系統驗證完畢上線總共花了三個月的時間完成,期間包含了資料蒐集、教育訓練及系統驗證…等階段,並且是在財務人員忙碌的情況下完成的。由此可知,導入一個系統若要成功絕對不是單方面所能控制的,而是雙方有共同的認知與努力而來的。因此資訊部畢經理整理了她認為此導入案之所以能成功的幾項關鍵因素:

  1. 有心建立雙贏的誠懇態度:
    若要成功一定是靠雙方共同努力而來的,遇到問題不互推責任共同努力達到專案目標才能達到雙贏的局面。
  2. 財務部與資訊部的密切合作:
    有任何問題或需求,財務部與資訊部總是在第一時間共同討論並協助處理,而且全程參與 GCRS 系統導入。
  3. 廠商迅速解決問題的能力:
    偉聯科技提出的問題,無論是財務面或系統面,廠商總會以最快的速度回應並且處理完畢。
  4. 不固守原有作業模式,積極鼓勵「改變」尋求新作業模式或聽取建議之意願:
    遇到困難之處就提出討論、不產生排斥感、不預設立場,並且共同討論找出最佳的處理方式,不要害怕改變所帶來的衝擊。
  5. 問題方案決策的迅速決定:
    針對問題積極討論解決方案,不含糊帶過,迅速決定做法並執行。
  6. GCRS 系統邏輯與過去的人工作業相符,能快速適應及降低學習期:
    因 GCRS 系統合併方式是採取層層結轉及其工作底稿的格式和內容與會計師使用的底稿相仿,對偉聯科技來說並不陌生,所以能快速的進入狀況,過程當中只要專注於學習系統的使用方法即可,因此降低了學習的時間。

雖然集團合併報表系統已經成功導入完畢,但偉聯科技仍希望可以將 GCRS 系統發揮到極致。所以後續偉聯科技仍想要進一步自行撰寫程式藉由 GCRS 系統提供的方法將每期編表應匯入系統的資料,如試算表、內部交易…等資料自動匯入系統,希望可以藉此減少人工作業讓整個編表流程可以更加快速與順暢。除此之外,也思考著如何有效的利用系統中的資料產出更多樣化的管理報表,讓經營管理者可以更迅速的掌握整個集團的營運狀況。由此可見,偉聯科技在導入 GCRS 系統後不僅成功達到預期的短期效益外,也逐漸朝向長期效益在邁進,另外還有一件值得大家關注與學習的地方,就是偉聯科技在導入的過程成功的進行了不在原先預期中的「流程改善」與「同仁訓練」,這絕對是值得大家效法的地方。

>> 回電子報首頁

推Plurk