企業導入 ERP 系統的外部資源

文 - ERP 達人

數年前,我一位用戶端的 IT 主管分享 ERP 導入的成功關鍵因素,他簡單講了兩個重點:(1)主管的支持、(2)足夠的預算。首先是主管的支持,通常指的是專案經理獲得充分的授權,具有決定最後作業流程的方式與上線需求規劃的優先次序,甚至於在人事考核上具有支持的權力,如此才可以統一各部門眾多紛歧的意見;再者,要有足夠的預算,要完整的流程再造規劃,需要有內外部的資源,其中外部的資源包含顧問諮詢服務費用、客製程式開發費用,沒有適當的預算規劃,則巧婦難為無米之炊。

再舉一個故事案例,某用戶的客製清單裡充滿了前一套系統的影子,在我認為這些是不必要的客製。但是他告訴我,他知道,但是這一步不走下去,系統就上不了線,這一步走下去了,系統就會上線,到時候客製程式是否仍然有用,就由使用者自行判斷吧;再者,使用者對於新系統抱持很大的期望,希望以前種種的不便利,可以在這一次充分獲得解決。這是用錢滿足使用者的想法,讓使用者沒有反對的理由,以獲取新系統上線的支持。

建置 ERP 系統通常包含了以下預算:(1)ERP 授權使用費、(2)DataBase & AP Server 軟體費用、(3)機器硬體設備含作業系統費用、(4)顧問諮詢服務費用、(5)客製程式開發費用。第一項 ERP 授權使用費,通常有牌價、成交價可以依循;第二項資料庫軟體以及第三項硬體的價格則更為公開,用戶端通常也可以自行詢價或採購;第四項顧問諮詢服務費用與第五項客製程式開發費用,則是簽訂 ERP 合約當中常被忽視與不重視的地方,但是這兩項對應於前述兩個故事案例中又是有多麼的重要。

顧問諮詢服務之所以重要,就如同使用者買了數百萬元的機器設備,而不聘請師傅告知關鍵的設定與操作,是同樣的不適當。因為稍有不慎,可能使機器損壞、停擺、或不能完整發揮其效能。會造成顧問諮詢服務被縮水的原因如下,就用戶端而言,憑藉其過去的經驗,自認為經驗豐富,可以完全掌握,故而刪減或改變導入的步驟與方法。這就如同使用者以用了一兩次的經驗,去推翻了天天在做 ERP 導入服務的顧問公司的建議。另外再就資服廠商而言,快速導入、避免人力陷入專案泥沼正是其思考的方式,用有限的人力獲取授權使用費與顧問諮詢服務的收入,是資服廠商提高人力週轉的方式。正因為買賣雙方的意圖促使快速導入被放大成為主流,這是買方不可不深思的地方。

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