資通薪資密封袋-財務與 HR 利器

文 - 陳志忠

薪資條製作與派送現況

到發薪前幾天,負責製作及派送薪資條的財務或人資部門便開始忙碌起來。首先必須製作公司每位同仁的薪資明細檔案,接著使用點陣印表機將薪資明細列印至專用的密碼函中。規模大的公司甚至必須動用多部印表機來分攤列印工作,才能趕在發薪日前印製完成。列印完成後還要動用人力將一封封薪資密函撕開,並按部門別分類,再發送到各部門主管手上,由主管一一發給同仁。

想想光是列印時印表機造成的噪音就讓人受不了,若再發生印表機損壞、卡紙或沒紙情形,更是雪上加霜。另外薪資專用密函用紙的使用、印表機的使用與維護,以及過程中人力的使用與時間成本,往往都是一筆可觀的支出。

資通薪資密封袋系統(ARES uPKI Sealed Paycheck)

資通薪資密封袋系統為資通 uPKI 系列產品之一,簡化了上述作業流程,並可大大降低作業成本。

依上圖所示,員工首先上傳憑證(如自然人憑證)至系統中,或是在系統中設定一組密碼,以作為薪資檔案加密及解密使用;接著財務或 HR 部門將人資系統產生的薪資檔案上傳至系統中儲存,然後以 E-MAIL(可同時夾帶加密後的薪資檔案)或簡訊發送通知給每位員工;員工收到通知後可連線至系統網站,網頁下載經加密之薪資檔案後,由員工輸入密碼或憑證的 PINCODE 解密檢視;或使用專用檢視程式將 E-MAIL 通知中的夾檔解密檢視。

資通薪資密封袋系統具備以下優點:

  • 隱私及安全性
    薪資檔案無論在上傳、儲存及下載過程中均應用 PKI,採取高資安等級加密技術予以加密,因此確保了傳輸與儲存的安全性;此外每位員工僅能使用自己的憑證或密碼來解開自己的薪資檔案,無法看到其他人的薪資檔案,所以也確保了隱私。
  • 全程電子化,節省成本
    整個作業過程均電子化,不再使用紙本列印,節省了薪資專用密函用紙的使用,以及印表機的使用與維護成本,真正做到節能減碳;此外也不必再耗費人力一張張撕開列印好的薪資密碼函,也不必人工分類與派送,更是省下不少人力成本。
  • 迅速即時大量傳
    薪資檔案上傳後即可以 E-MAIL 或簡訊通知,由系統負責通知所有員工。

結論

資通薪資密封袋系統應用 PKI,確保了薪資檔案在傳輸過程及儲存上的安全性與隱私,並藉由 E-MAIL 與簡訊的普及與便利性發送通知,可以簡化薪資條派送作業,並大大降低相關作業成本!

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