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運籌帷幄,決勝預算!(下)

文 - 倍力資訊


承接上期電子報運籌帷幄,決勝預算!(上),本期將繼續提供有關預算編製的有效方法與決勝關鍵,讓大家做為參考。

■ 編製預算,PowerBudget 是你的最佳選擇!

基於上述說明,我們了解到,因為 ERP 系統無法確實提供預算編製的彈性及靈活度解決方案,導致企業需要人工編製預算,但又面臨了人工作業常常產生的各種管理議題,如:稽核、資料品質、溝通與報表時效性等等。

資通代理 PowerBudget企業預算編製系統,可由流程制度面與技術面提供解決方案,,從「彈性架構」、「便利使用」、「控制稽核」、「多元報表」等核心概念出發設計:

  • 「彈性架構」:企業可依照需求自行編製預算收集格式的彈性架構。
  • 「便利使用」:預算資料可以用 Excel 一鍵輕鬆匯入。
  • 「控制稽核」:提供工作底稿,詳列每個預算編製過程之歷程。
  • 「多元報表」:在最短時間內產出具正確性與時效性的預算報表。

「PowerBudget 企業預算編製系統」由流程制度面與技術面提供解決方案,協助企業面對預算編製時能有更為便利的方法,不僅能夠提供單位內、董事會以及經營階層「即時」、「正確」以及「有價值」的預算資訊,而且也能大大地降低企業內部溝通的成本。

PowerBudget 系統在編製預算時,需先設好基本資料及預算資料格式,再以系統公告及 E-MAIL 的方式告知各預算單位,各預算單位接收到通知資訊後,透過一致的匯入及維護介面提供該預算資訊,系統可以自動檢核各預算單位提供資料之合理性並主動提醒有問題之處。各預算單位完成預算編製後,會計人員可主動稽核預算工作底稿以瞭解資料提供狀況,且可針對資料已經確認的預算版本進行發佈,確保資料不再被異動,最後完成的預算資料,再透過報表模組進行匯出,作為後續處理與使用。

根據以上的使用方式可將 PowerBudget 系統的作業流程區分成「啟動」、「初始資料設定」、「資料收集」、「資料處理」以及「資料產出」、「監控」等六個階段,只要依此作業流程進行編表,即可快速完成預算報表的編製。

■ PowerBudget 可以解決以下問題

  1. 解決企業內部預算編製人員溝通管道不便的問題

    • 提供收集預算編製資料之統一平台及作為財務人員之溝通平台。
    • 提供系統公告功能,確保資訊傳遞的時效性且不會遺漏。
    • 系統採用 Web 架構,提供即時預算編列功能,取代原有使用 Excel 編製預算整編不易的困擾,達到快速便利之效。
    • 提供各預算單位彈性依 Excel 檔案匯入整合至系統。
    • 提供各預算單位彈性將預算資料或報表匯出成 Excel 檔案。
    • 提供簡體中文、繁體中文、英文等語言操作介面,讓跨國企業的使用者更容易使用。
  2. 提昇企業內各預算提供的資料品質

    • 各預算單位提供資料時,系統可即時自動檢核資料之合理性。
    • 自動產出完整的稽核報表,以協助確認資料收集的正確性與完整性。
    • 可產製彙整工作底稿,詳列每項預算資料之彙整過程及結果。
    • 自動處理會計科目的轉換,減少財會人員事前資料的準備。
    • 支援預算項目、企業內部之會計科目對應關係,允許各預算單位以原預算項目及原幣別提供預算編製資料。
  3. 提供多元化的企業預算編製報表產出

    • 具備多版本功能,能因應各種情境(模擬、試算…等目的)進行企業預算報表的產生以及不同版本之比較。
    • 提供多角度分析資料,可依部門別、產品別或專案活動…等各種不同分析角度產製報表。
    • 在主管經營會議上,透過系統可直接依據調整內容,重新產製新預算結果報表。
    • 提供實績數及預算數相關比較報表,可根據已實際執行後的現實狀況,分析過去績效,並掌握現況,進而產製新的預算報表以管理未來。

■ PowerBudget 可以達到以下效益

  • 即時性

    預算編製異動頻率增加,收集時間過長,延遲彙整後底定時間。使用 PowerBudget 系統只要資料匯入系統後,數分鐘內自動產生彙整工作底稿及財務報表,即時性遠比人工手動編製高。

  • 相關財務資料取得性

    由於現有編製預算報表的方式是使用 Excel 檔案格式來收集各分公司的預算資訊,透過 Email 往返,調整及彙整,曠日費時。然而,PowerBudget 系統向各預算單位收集的資料內容是以公司制訂樣版為主,透過統一平台進行作業。因此,即使後續需要查閱各個預算單位的財務資訊,皆可直接透過系統取得,甚至可以公司組織單位組合的角度來產製相關報表,省時又容易。

  • 資料保存性佳

    人工處理預算報表的過程絕大多數都是使用 Excel 工具,產生的結果也是以 Excel 檔案的方式來存放。相對的,PowerBudget 系統能夠將資料儲存於資料庫伺服器中,往後的資料備份或搜尋都會比 Excel 檔案來的快速以及安全。

  • 可供後續內部管理資料運用

    將來預算的財務報表是以實際執行的結果為對比依據,更會因時因地而有所變動,因此相較於 Excel 檔案的預算報表資訊,當所產製的預算報表結果是儲存在資訊系統時,會更容易將它再次運用,產製出企業所需的管理性報表內容。

■ 運籌帷幄,決勝預算!

資通電腦代理 PowerBudget 產品希望能夠提供一個簡潔與容易使用的系統,降低客戶的負擔及減少人工處理時間,企業用戶透過「PowerBudget 企業預算編製系統」編製預算,讓全公司、甚至全集團編製作業能同步與縮短,短期內建立共識與相互分工與支援的功能。對於追求財務透明化的公開公司,是個積極且最有效率的推進模式。

詳細產品資訊請洽資通代理 PowerBudget 產品秘書 汪小姐 Tel:+886-2-25221351 ext. 301

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