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ArgoERP 與虛擬商店、實體 POS 商店之合作

文 - Pamela


關鍵字:POS、虛擬商店、實體店舖、物流、財務、連鎖加盟、ArgoERP、系統

現在購物除了到店家(實體 POS 商店)實際挑選外,也可以在家裡透過電話、傳真或網路訂購(虛擬商店),等商店確認該訂單成立(指付款確認),再透過物流業者打包,將客戶訂購的商品送至訂單上指定之收貨地址及收貨人手上。從訂單到付款,再到商品送出,這些資訊如何轉換至 ERP 系統內,讓總公司或其他相關人員,可直接從 ERP 系統內查詢到可授權之資訊呢?如:訂單明細、出貨資料、發票明細及收款;現行各商品在各倉庫之庫存量;若付款方式為刷卡,則與收單行之請款沖銷狀況。

其實虛擬商店的交易是由多個系統匯齊而成,如電話、傳真或網路訂購,由商品訂購系統;庫存的進出由倉儲系統管理;配送是由物流系統管理;線上刷卡、ATM 轉帳是屬金流系統,由銀行端或財務人員進系統登打或轉入沖銷資料。

通常透過與系統商開會討論,模擬各訂單狀況,從接單到付款、出貨、貨到簽收。在這些狀況中,訂單資料由商品訂購系統發出,給倉儲業出貨明細打包,再將這商品包送至物流中心,由物流配送中心送至各收貨人手中。倉儲系統、物流系統皆會回傳相關訊息給商品訂購系統,讓公司管理人員可透過客服電話或網站上查詢該訂單之訂購狀況。

這樣的流程下來,只有商品訂購系統記錄最完善之資訊,像會員資料、訂單明細、收貨相關資訊、訂單狀態(成立、付款、出貨、簽收等)、現行訂單之銷售狀況、目前最熱門之商品為何、有哪些訂單已出貨、哪些訂單尚未出貨及其原因為何、現行各商品在各倉庫或分店之庫存量;若付款方式為刷卡,則與收單行之請款沖銷狀況。

若是在商品線上訂購同時,藉由商品訂購系統在提供倉儲及物流訂單出貨資訊當下,也一起將訂單/出貨/發票資訊給 ArgoERP 系統。而實體 POS 商店之交易,亦可定時將銷售/發票資訊轉拋給 ArgoERP 系統。ArgoERP 系統接受虛擬商店或實體 POS 商店之資料,轉至銷售流程(銷售訂單/出貨單/發票)內並扣庫存,有了這樣的資料間接後:

  • 可透過 ArgoERP 系統之銷售資料與虛擬商店或實體 POS 商店之銷售資料核對,可核對銷售之商品量、銷售之金額。
  • 並透過 ArgoERP 系統之庫存管理/盤點作業,了解各倉庫之庫存量,並與倉儲業或 POS 商店提供之各倉庫庫存數量核對。若有差異,可逐庫存異動單核對、或 by 某日、某倉庫、某商品、某儲位核對。
  • 也可以透過 ArgoERP 系統之應收帳款管理,了解各付款方式之沖銷狀況,可與收單行做整批帳款之資料沖銷,或 POS 商店繳款沖銷。
  • 當折讓退款是由總公司財務處理時,總公司財務人員可依折退單號資料,將款項退至訂購者提供之銀行帳戶中。
  • 因為所有銷售發票資料皆已拋轉至 ArgoERP 系統,總公司財務人員可透過 ArgoERP 系統產媒體申報檔,再將檔案上傳至國稅局做媒體申報。
  • 總公司管理人員也可從單一系統查詢到需要查詢之資料,如每日/週/月營收狀況、各點/分店/倉庫之庫存量、各點/分店之收款狀況,不用區分虛擬商店或實體 POS 商店而進不同系統查詢。

另外,若是異質系統的合作,ArgoERP 系統可透過授權方式,讓商品訂購系統連至 ArgoERP 系統查詢可銷售商品之庫存量,更新商品訂購系統的可販售量;倉儲系統人員至 ArgoERP 系統,做採購入庫作業;倉庫之儲位撥調;各倉庫之即時查詣,讓倉儲人員方便自行做內部盤點核對。

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