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B2C、B2B 電子發票整合、管控更輕鬆 - GV + eGUI(電子發票管理系統)電子發票全面性解決方案

文 - 吳建宏


關鍵字:B2C、B2B、電子發票、加值中心、ERP、OracleGV、eGUI、Turnkey、財政部電子發票平台、折讓、無紙化、節能減碳

去年 B2C 的電子發票已在消費通路上累計績效,今年則是電子發票全面開始執行年,但對 B2B 的推動上則並不怎麼順利,除了缺乏誘因外,也與電子發票確認及內部簽核流程……等有關。

雙方營業人確認過程中的資訊傳遞,在 B2B 部份特別重要。然而 B2B 的營業人資訊能力大小差異很大,有些營業人只能透過第三方加值中心人工輸入;有些營業人則可透過財政部電子發票平台直接傳送。

多數營業人初期面對電子發票數量不多時,會選擇透過第三方加值中心處理,但後續內部工作,包括整合所有多家加值中心的電子發票資訊及申報,與對方營業人的資訊確認及內部 ERP 簽核處理連結或進階的稽核問題……等都仍需處理及面對。等電子發票的資料量多了,或要透過處理的加值中心家數也多了,就會造成人工負荷也大,出錯機率也高。這些問題,往往需要面臨到了才會找解決方案,這也是營業人在推動上 B2B 時需要考量的主要議題。

想像一下,當電子發票資料量大時,或是電子發票普及了,我們仍要應不同營業人要求而透過多家加值中心登打傳遞電子發票,重複人工處理嗎?

使用 OracleGV 的營業人,可以在開立 B2B 銷項發票時,透過個別的設定,自動判定”電子發票”而自動交由 AreseGUI 自動統籌管控傳遞的方式,例如:可透過 Turnkey(財政部免費提供軟體)自動傳遞,或是提供不同第三方加值中心的資料傳遞格式。這樣不但自動連接 GV 與 eGUI 的資訊關係達到資訊整合,也統籌管理傳遞確認的”狀況”,以供管理報表或稽核之用;同樣的,eGUI 進項電子發票也可以與 GV 透過確認簽核流程的程序,達到整合的功能。

電子發票及折讓的確認機制,除了可透過 Turnkey(財政部電子發票平台)進行雙方營業人的各項確認外,也可依不同層次的營業人以”約定”方式進行雙方確認,如有些廠商會提供自己網站上連接 B2B 電子發票資訊,可供買方查詢或確認雙方的發票資訊,或是主動 Email 傳遞交易資訊,這些都是傳遞電子發票確認的方式之一。

資通 eGUI 電子發票管理系統也可提供 B2C 電子發票彙入整合,不管是即時或 Batch 作業,B2C 電子發票都可先進入 eGUI,經由管控確認後,再拋轉入 GV 模組,將所有的電子發票統籌於 eGUI,提供申報及查詢資訊。

eGUI 與 GV 整合了內部 ERP 系統資訊與對外收送窗口 Turnkey 軟體的整合橋樑,當 ERP/GV 系統產生發票時,eGUI 自動依照設定將電子發票傳遞出去,同時定時到整合服務平台將進項電子發票收下來,經由確認機制,可進一步分發給該負責人處理。同時兼具操作方便性及資訊整合管控性,避免人為錯誤及降低風險。

對於 B2B 企業對企業的電子發票服務而言,電子發票傳送確認時間規定限制,我們期待財政部能視實際狀況修改放寬,但同時也呼籲所有企業們,共同努力使電子發票慢慢趨向無紙化、達到節能減碳的成效,一起來愛護我們的地球。

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