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ERP 透過 eGUI 電子發票管理系統傳送發票的重要性

文 - Frank Lee


關鍵字:B2C、B2B、電子發票、加值中心、ERP、GV、eGUI、MIS、無紙化、節能減碳、管理系統

不知大家對 “390442892” 這串數字所代表的意義有何概念?當然這與您存摺上的數字絕無任何關連,否則鐵定令人血脈噴張。不過正確答案也夠讓人興奮的,事實上它代表的是從今年元月一日起到二月六日為止,在消費通路上累計總共開立了 “390,442,892” 張的電子發票,換算成一整年大約開立 “3,858,449,069” 張電子發票,而登記有案的電子發票消費通路商大概有 62 家。去年是最後一年的試辦年,今年則是全面開始執行年,相信透過各區國稅局、稽徵所及管區人員推動,數量應該會超過 40 億張。

“3,858,449,069” 張的電子發票僅指在消費通路上累計,也就是指 B2C,而對另一塊 B2B 的推動上則並不怎麼順利,因為兩者有其結構上的不同。

B2C 的發票內容辨識容易,交易實體清楚明顯,所以其重點在發票有無完全開立,未來統一發票對獎載具是否便利,故賣方開立電子發票時消費者已無異議,當賣方(廠商)上傳電子發票到財政部電子發票整合服務平台時,即代表消費者已接受確認,故財政部規定 24 小時內電子發票必 須上傳且 24 小時內必須確認,在 B2C 部份並無爭議。

然而 B2B 卻完全與實際違背,廠商開立發票可能其每筆項目、內容、數量、單價、未稅總價、含稅總價、訂單編號、進貨單號、退換貨、折讓處理等都必須詳載清楚,買方收 到發票後可能還要和相關部門包括採購、請購單位、庫房、品管部和會計部簽核等等,才能確認此發票,往往需要一到二星期甚至更多的時間才能簽核通過,這也是 B2B 目前在推動上面臨的對 “390442892” 這串數字所代表的意義有何概念?當然這與您存摺上的數字絕無任最主要問題。

有些廠商碰到買方要求開立電子發票時,因為使用者認為發票量少或是以成本考量,而採人工上網輸入方式,完全與 ERP 脫勾分離,回到 MIS(石器)時代一樣,於 ERP 系統產生發票一次,又到買方加值中心再人工輸入發票一次。

可想而知人工輸入方式既無任何流程控管,且資料又不從 GV 自動轉過來,結果是錯誤百出,輕則頻頻遭到退回且經常需要對帳又查不出原因,重則因錯誤金額龐大被國稅局發現而遭受罰款。

資通 eGUI 電子發票管理系統即是跨越內部 ERP/GV 系統與對外收送窗口 Turnkey 軟體的整合橋樑,當 ERP/GV 系統產生發票時,eGUI 自動依照設定將電子發票傳遞出去,同時定時到整合服務平台將進項電子發票收下來,可進一步分發給該負責的人處理。

如果傳遞對像為加值中心,可以依不同加值中心要求進一步調整適合的檔案格式傳送及收取即可,完全避免人工介入及人為錯誤。

對於 B2B 企業對企業的電子發票服務而言,電子發票傳送確認時間規定限制,我們期待財政部能視實際狀況修改放寬,但同時也呼籲所有企業們,共同努力使電子發票慢慢趨向無紙化、達到節能減碳的成效,一起來愛護我們的地球。

線上免費諮詢服務 或業務窗口 - 汪小姐 Tel:02-2522-1351 Ext. 301

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