sidebar.inc.php

▶ 產品特寫

預算編製作業,您...累了嗎!?

文 - 倍力資訊


關鍵字:預算編列、財會人員、經營管理、EXCEL、報表設定

每到年度接近尾聲各企業開始進行預算的編製工作時,我們總是可以發現有很多企業的財會部門都像是陷入泥濘中似的為了預算編製工作滿頭燒,為了收集所需的預算資料,財會部門需要制定各式表格及規則,並不斷的與各部門進行溝通協調,一邊還要進行著預算資料複雜的彙整工作。而對各部門而言,要了解所需資料提供內容及準備相關資料提供給財會人員都需要花費相當時間,而且同一段時間仍有自己的業務需要忙碌,且因此常常每個部門都會"合理的"拖個幾天。然而預算流程有其先後順序,每個部門都拖延一兩天,加上各部門所提供的資料品質無法一次到位,讓財會部門還需進行資料問題的確認,這些狀況導致整個預算編製行程延宕,在迫不得已的狀況下財會部門只好吸收許多其中工作,才能依計畫在時間之內"催生"出預算結果,然而...這真的是企業期望的預算結果嗎?
為更進一步的了解企業在編製預算工作上所遭遇的困擾,我們透過持續的研究及不斷的與企業進行訪談,將企業在處理預算工作上所遭遇的主要困擾歸納為下列四類

資料收集困難

 ✓ 企業缺乏明確的預算資料收集分工方式,各部門不了解其工作的注意事項及重要性,導致各部門不夠重視,影響  資料收集的品質。
 ✓ 企業缺乏明確的預算編製流程與有效的提醒機制,各部門未清楚掌握自己應該投入的時間,影響了預算資料收集  的速度。

計算複雜度高及問題追蹤困難

 ✓ 財會部門需把從各單位所收集的資料進行彙整計算,計算邏輯主要包含了會計科目對應的彙總及多樣性的分攤模  式,因為這類資料數量繁多,所以計算過程非常雜亂,導致在發生數字計算問題時不易追蹤查詢。
 ✓ 企業高層在進行經營管理會議時,高階長官常常會依據初步編製完的預算版本指示計畫目標的調整,此時財會部  門需花費許多時間模擬各種不同的參數版本,反覆進行運算以求符合新的計畫目標的預算調整方式。


資料重用性低

 ✓ 傳統的預算編製方式是透過 EXCEL 來收集及彙整大量的預算資料,這些不同格式的資料散佈在各資料夾、檔案  及頁籤之中,因此要在後續進行這些數據的管理會非常困難,當主管依據管理需求向財會人員提出所需要的管理  資訊時,財會人員要在這些大量資料中擷取所需資訊,常常需要花費大量的時間。
 ✓ 除了高階管理人員有使用預算資料的需求外,各單位一樣有取得該單位自身數據的需求(例如該部門共同費用的  分攤結果),此時需要注意的是這些資料的權限控管,若是以人為的方式來進行資料權限控管,則出錯的機率較  高(讓不該看到資料的人看到資料),另外,這也將會花費負責人員更多的作業時間。

經驗傳承不易
 ✓ 企業預算編製工作有相單的繁雜性,各企業對於都有自己不同的預算政策,預算編製統籌者需要了解企業內各單  位不同領域的知識,所以在企業中要訓練一個能主導預算編制之人才並不容易,其經驗傳承也不容易。

預算編製解決方案(PowerBudget,簡稱 PB 系統)可為企業解決預算編製的困擾,下圖為 PB 系統的預算編製流程:

PowerBudget特色

● 具親和性
 ✓ 提供系統公告功能,確保單位間之訊息傳遞不會遺漏。
 ✓ 採用 Web 架構,不同地點各單位透過一致的資料收集介面收集資料。
 ✓ 提供簡體、繁體及英文等操作介面,讓企業跨國單位更容易使用。
 ✓ 大量結合企業所熟悉 EXCEL 工具,增加系統與使用者的親和性。
 ✓ 操作介面之文字使用企業專業術語且設計力求簡潔,提供操作者容易理解的操作環境。

● 架構彈性

 ✓ 可彈性設定預算的資料收集欄位,來因應企業多元的管理需求。
 ✓ 具備多版本功能,能因應各種情境(模擬、試算…等目的)進行不同版本的預算數(或實績)之比較。
 ✓ 具彈性的報設定模組,可依據企業需求自行設定符合企業所需的報表格式,並可以以彈性的查詢介面,匯出各種  不同排列組合的比較報表。

PowerBudget效益

● 簡化資料收集工作

 ✓ 可設定明確的系統職責列表讓各單位依循,單位各司其職,提高資料收集品質。
 ✓ 各單位透過系統提供資料時,系統自動檢核,讓各單位可提供更有品質的資料。
 ✓ 明確的系統流程加上自動 Email 提醒功能,讓各單位可在時間內完成資料提供作業。
 ✓ 可匯出稽核報表呈現各單位資料的提供狀況及當前的問題資料,藉以排除資料問題及掌握資料提供進度。
 ✓ 各子公司及分公司均使用 PB 系統,可確保公司間的預算編製流程及編制規則的一致性。

● 複雜的計算由系統代勞

 ✓ 資料收集完成後,數分鐘內完成繁雜的資料彙整及分攤計算,即時性遠比人工手動編製高。
 ✓ 在主管經營會議上,高階主管調整目標時,財務單位可依據直接調整參數,系統立即運算,產生預算結果並判斷  是否符合計畫目標,大幅提高目標調整的處理效率。
 ✓ 可匯出 EXCEL 格式的計算過程追溯稽核底稿,詳細解釋所有系統計算過程的始末,讓財會人員快速的找出問題  原因。

● 增加資料的重用性

 ✓ 透過統一及簡易的系統查詢畫面,使用者可輕易查詢到歷史數據,並重新利用。
 ✓ 透過彈性的報表模組可輕易的將資料重新排列組合,產生有各類有利於管理的管理資訊。
 ✓ 透過系統的資料權限控管機制,解決傳統作法資料控管不易知問題。
 ✓ 系統可依據企業需求設定比會計科目更細的預算項目代碼,讓企業收集更具管理作用的明細資料。
 ✓ 預算年度實績匯入後,使用者可將實際數及預算數進行各種排列組合的比較,產生更有用的績效管理資訊。

● 增加人員代理性

 ✓ 透過 PB 系統可累積屬於企業的預算編製經驗,預算統籌者的代理人或新的承接人員可透過明確的系統流程及詳  細底稿來學習,降低人員學習門檻。

詳細產品資訊請洽資通代理 PowerBudget 產品秘書 汪小姐 Tel:+886-2-25221351 ext. 301

推Plurk
列印
轉寄